Te ha tocado organizar el regalo de Navidad y es la primera vez
Guía práctica para no descubrir los problemas en diciembre.
Suele llegar igual: la persona que lo llevaba ya no está, o la empresa nunca lo había hecho y este año sí, o simplemente ha caído en tu mesa sin que nadie te explique cómo se hacía. No hay carpeta, no hay proveedor heredado, y hay una fecha que no se mueve.
La buena noticia es que no es complicado. Lo que pasa es que casi todo lo importante se decide en septiembre y octubre, y casi todo el mundo se pone en noviembre.
Lo primero: el censo, no el catálogo
La tentación es empezar mirando cestas. Es el orden equivocado. Antes de mirar nada, hay que saber a cuánta gente y a dónde:
- Cuántas personas, contando incorporaciones previstas hasta diciembre.
- Dónde están. Cuántos centros de trabajo, cuánta gente en teletrabajo, cuánta fuera de España.
- Quién está de baja o de excedencia. Que alguien no esté trabajando en diciembre no significa que no reciba el regalo, y descubrirlo tarde genera un problema.
- Si hay que incluir a alguien más: becarios, personal externo, gente de empresas colaboradoras.
Ese número es lo que determina el presupuesto por persona, y el presupuesto por persona es lo que determina todo lo demás.
Sin el censo cerrado, cualquier presupuesto que pidas es una estimación que habrá que rehacer.
Las decisiones que hay que tomar, en este orden
1. ¿Todos reciben lo mismo?
Lo más habitual y lo más sencillo es que sí. En cuanto se abren categorías por antigüedad o por nivel, aparece una conversación incómoda que probablemente no quieras tener en tu primer año.
2. ¿A la oficina o a casa?
Con teletrabajo, esto ya no es obvio. A la oficina es más barato y más simple, pero deja fuera a quien no vaya esos días. A domicilio llega a todo el mundo, cuesta más y exige tener las direcciones particulares, con todo lo que eso implica: hay que pedirlas, hay que custodiarlas y hay que poder justificar para qué se usan.
La combinación de las dos cosas es lo más frecuente hoy, y conviene decirla desde el principio al pedir presupuesto.
3. ¿Qué presupuesto por persona?
Si no hay histórico, la referencia útil no es lo que gastan otras empresas: es lo que queréis que la persona sienta al abrirlo. Un presupuesto ajustado bien repartido funciona mejor que uno generoso lleno de artículos de acompañamiento. Pregunta a los proveedores qué entra exactamente por esa cifra, artículo por artículo, y compara eso, no el número de referencias.
4. ¿Hay que contemplar dietas o restricciones?
Con muchos empleados aparecen siempre: quien no bebe alcohol, quien no come cerdo, quien es vegetariano. Conviene preguntarlo pronto y con datos, no en general. Cuántas personas concretas, para saber si hace falta una solución específica o no.
El calendario real
Es la parte que más sorprende a quien lo organiza por primera vez. La fecha límite no es la de entrega, es la de compra.
- Septiembre. Censo cerrado y presupuesto aprobado. Primeros contactos con proveedores.
- Primera quincena de octubre. Propuestas, ajustes y decisión. Muchos proveedores de producto cierran pedidos a mediados de octubre porque compran a productores con sus propios plazos.
- Octubre y noviembre. Direcciones recopiladas y verificadas. Es lo que más se retrasa y lo que más problemas causa.
- Primeros días de diciembre. Entrega. Si se apura más, se compite con el pico de las empresas de transporte.
Llegar en noviembre no significa quedarse sin regalo. Significa algo peor: que dejas de elegir tú. Se elige entre lo que el proveedor tenga en almacén, que es lo que le quedó, lo que compró de más o lo que le interesa colocar. El surtido lo acaba decidiendo él, no lo que necesita tu empresa.
Nosotras cerramos los pedidos el 15 de octubre y no aceptamos ninguno en noviembre. Preferimos decir que no antes que servir una caja que no es la que habríamos propuesto en septiembre.
Lo que se olvida siempre
- Las direcciones están mal. Una parte siempre tiene errores o está desactualizada. Hay que verificarlas, no confiar en la base de datos.
- Las bajas y las incorporaciones de última hora. Conviene pedir un margen de unidades extra por si acaso.
- Quién recibe el envío en la oficina. Si llegan doscientas cajas, alguien tiene que estar allí y tiene que haber sitio donde ponerlas.
- El mensaje. Si va tarjeta, hay que escribirla y aprobarla, y eso pasa por más manos de las que parece.
- Avisar a los empleados. Un correo diciendo qué llega y cuándo evita la mitad de las incidencias.
Dos cosas que conviene consultar
Con vuestra asesoría: el regalo de Navidad a empleados tiene implicaciones fiscales y de cotización que dependen de cómo se articule. Preguntadlo antes de decidir el formato, no después.
Con Recursos Humanos o con la asesoría laboral: si la empresa lleva años dando cesta de Navidad, retirarla no siempre es una decisión libre. En determinadas circunstancias los tribunales la han considerado una condición más beneficiosa consolidada. Si estáis pensando en suprimirla o en cambiarla sustancialmente, conviene mirarlo antes.
Las cinco preguntas para un proveedor
- ¿Me puede decir la marca o el origen exacto de cada artículo que va dentro?
- ¿Puedo cambiar la composición o el lote es cerrado?
- ¿Cuál es su fecha límite real de pedido y por qué?
- ¿Entrega a oficina y a domicilios particulares a la vez, con seguimiento?
- ¿Quién me atiende si hay una incidencia el 20 de diciembre?
Cómo lo hacemos nosotras
La Lianta monta cajas de Navidad para empresas con producto comprado en origen en Huelva. Partimos de cuatro cajas y la composición final se decide contigo dentro del presupuesto que tengas. Entregamos a oficinas, a domicilios particulares o combinando ambas cosas, con seguimiento del envío.
Si es tu primera vez, lo que suele ayudar más es una conversación de veinte minutos: con el número de personas y una idea del presupuesto, te enseñamos dos o tres combinaciones para que veas qué cambia según dónde se ponga el dinero.
Contestamos en menos de 24 horas y siempre te contesta una de las dos socias. El plazo para pedidos de esta campaña termina el 15 de octubre.
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